05
STEP2 日常業務 ・ 3つ目

数字・表の整理

120分パソコン売上ファイルを「素材/数字」に入れて持参
この回のゴール

売上や予約のファイルをそのまま読ませて、集計表・グラフ・気づきをファイルで受け取れる。毎月の集計を一言で終わらせ、エクセルの式も作ってもらえる。

30秒でわかる要点

  1. エクセル・CSV・写真、どんな形の数字でも「素材/数字」に入れて読ませる。
  2. 頼む順番は「表にそろえる → 集計 → 気づきと次の一手」。結果はCSVとグラフ画像で残す。
  3. 合計は1つだけ自分で検算。元のファイルは変更させない。

事前に用意するもの

もの例
1〜3か月分の売上や予約のファイル予約システムやレジから書き出したファイル、手書きの売上ノートの写真
いつも手作業でやっている集計 1つ月末の売上合計、経費のまとめ など

当日のタイムテーブル

0:00
① ふり返り(10分)資料まとめ・調べもので使えたこと
0:10
② バラバラの数字を表にそろえる(15分)写真・ファイルから1つの表へ
0:25
③ 集計して気づきを聞く(25分)まとめCSV+気づき3つ+次の一手
0:50
④ グラフを画像で作る(15分)
1:05
⑤ エクセルの式を作ってもらう(15分)
1:20
⑥ 検算とファイル整理(15分)
1:35
⑦ スキルにする(15分)「月末まとめて」
1:50
⑧ 宿題(10分)

② バラバラの数字を表にそろえる 15分

手書きメモの写真 書き出したCSV・エクセル 画面のスクショ Claude Code そろった表(CSV) 完成/数字/ 売上一覧.csv
そのまま貼る文
「素材/数字」のファイルを全部読んで、1つの表にそろえてください。
列:日付/曜日/メニュー/金額/新規かリピートか
「完成/数字/売上一覧.csv」に保存してください。元のファイルは変更しないで。
読み取れなかったところ・あやしいところは一覧で教えてください。勝手に数字を補わないでください。

③ 集計して気づきを聞く 25分

そのまま貼る文
「完成/数字/売上一覧.csv」を集計してください。
① 月ごとの合計と、前の月との差
② メニューごと・曜日ごとの売上と件数
①②を「完成/数字/月次まとめ_年-月.csv」に保存。
③ この数字から言えることを3つ ④ 来月、私が試すとよさそうなことを2つ(理由つき)は、画面で教えてください。
最後に、全体の合計金額も表示してください。
Claude(気づきの例)① 火曜と木曜の午後の予約が少なく、全体の12%です
② リピートの方の8割が「肩こりコース」です
③ 新規の方の2回目来院率が先月より下がっています

試すこと:火・木の午後限定の割引/新規の方に2回目の予約を当日おすすめする

「気づき」はヒント。理由まで決めつけない。本人が「あ、それはあの時〜だったから」と思い当たることのほうが大事です。

④ グラフを画像で作る 15分

そのまま貼る文
月ごとの売上の棒グラフを作って「完成/数字/売上グラフ_年-月.png」に保存してください。
色は1色、数字を棒の上に、日本語が文字化けしないように。
道具を入れる必要があれば、何を入れるか説明してから聞いてください。

グラフの画像は、スタッフへの共有や、LINEで講師に送るのにも使えます。

⑤ エクセルの式を作ってもらう 15分

関数の名前を覚える必要はありません。「どの列の、何を、どうしたいか」を言えば、貼れる式をもらえます。

そのまま貼る文
エクセルで、次のことをしたいです。セルに貼れる式と、どこに貼るかを教えてください。
表の形:A列=日付、B列=メニュー、C列=金額(2行目から100行目まで)
やりたいこと:メニューが「肩こりコース」の金額だけを合計したい
エクセルが初心者なので、手順は1つずつ書いてください。
よくある「やりたいこと」こう言えばいい
条件つきの合計「〇〇のときだけ合計したい」
月ごとにまとめる「日付から月を取り出して、月ごとに合計したい」
エラーが出た「この式で #VALUE! と出ます:【式】」
毎月の作業「毎月この形の表を作っている。Claude Codeで自動でできる?」→ ⑦のスキルへ

⑥ 検算とファイル整理 15分

ファイル整理の練習
「完成」フォルダの中を見て、どんなファイルがあるか一覧にしてください。
種類ごとにフォルダ分けする案を出して、私がOKしたら整理してください。消すものはなしで。

⑦ スキルにする 15分

そのまま貼る文
今日の流れを、このフォルダで「【月末まとめて】」の一言でできるスキルにしてください。
・「素材/数字」の一番新しいファイルを読み、売上一覧.csv に追加する(読めないところは一覧で報告)
・②③と同じ集計をして、月次まとめのCSVとグラフの画像を作る。前の月があれば比べる
・気づき3つと試すこと2つを画面に出す
・最後に、合計を自分で検算するよう一言添える
月末ファイルを素材へ 「月末まとめて」 まとめCSV+グラフ+気づき

⑧ 宿題 月末に20分

よくあるつまずき

写真の数字を読み間違える

明るい場所で真上から撮る。「あやしいところを一覧で」と頼み、必ず見比べる。

計算が合わない

「合計が私の計算では〇〇円です。どこが違う?」と聞くと、行の抜けや重複を探してくれます。

グラフの日本語が□□□になる

「日本語のフォントを使って、文字化けしないように作り直して」と頼む。

気づきがありきたり

CLAUDE.mdにお店の状況や目標(「今年は〇〇を目標に」など)を足すと、気づきが具体的になります。

この回の達成チェック